Автоматизация бизнес-процессов архивной организации

Автоматизация бизнес-процессов архивной организации

В этом случае обычные методы не помогают, ведь они могут негативным образом отразиться на деятельности и престижности организации, попав в руки конкурентов. Для любого крупного бизнеса утилизация документов с истекшим сроком годности является первостепенной задачей и важной составляющей успешного ведения бизнеса. Непосредственно перед уничтожением архивной документации следует проверить ее срок годности и составить акт на уничтожение документов. Избавиться от большого количества бумаги поможет наша компания, предлагающая новую услугу — выездной шредер. Способы уничтожения бумаги Наша компания уничтожает документы исключительно законными и допустимыми для организаций способами: Измельчение бумаги на высокотехнологичном шредере.

Уничтожение бухгалтерских документов

Уничтожение документов — вовремя и без проблем! До какого-то момента бумаги нужно хранить. Они подтверждают, например, что налоги рассчитаны верно и уплачены вовремя, зарплата выплачена полностью, срок использования оборудования определили верно, а долг перед контрагентом давно погашен. Такие документы важно сберечь без изменений и повреждений до тех пор, пока не истечет срок, установленный для них по закону.

Например, хранить документы по расчету и уплате налогов следует в течение четырех лет. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ.

Бизнес-журнал, Редакция Поиск, изъятие документа 1 4 Уничтожение документов 0,3 1 ca 1 ea Архивная обработка документации Aiaiai iay с.

Получатель документации Документы после ликвидации ООО передаются компании-правопреемнице п. Если таковой нет, то всю документацию нужно передать вышестоящей организации. Если же отсутствуют обе компании, то документацию необходимо передать в государственный архив. Документацию, относящуюся к группе документов, которые хранятся до 10 лет, организация может передать частной компании, занимающейся хранением документации. Ликвидационная комиссия должна заключить договор с организацией, берущей на хранение документацию.

Также ликвидационной комиссией в ее распорядительном документе должно быть прописано, как будет проходить уничтожение документов по прошествии необходимого срока хранения. Сроки хранения документации Срок хранения документов устанавливается Перечнем типовых управленческих архивных документов. Все документы ООО можно разделить по сроку хранения на 3 группы:

Этот срок должен наступить к 1 января последующего года. Помимо этого выделяют следующие обстоятельства: Порча документации в результате возгорания или затопления; Хищение бумаг; Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена.

Оренбургская область Бизнес-журнал. Уничтожение документов производится в Оренбурге на итальянской индустриальной установке Kobra Cyclone.

Работа по будням с 9 до Все цены на услуги — договорные. Оборудование Измельчители бумаги шредеры классифицируются на несколько групп. Машинка предназначается для уничтожения одиночных документов и листов бумаги. Используется в домашних условиях или в кабинете. Входит в категорию офисного оборудования и предназначен для использования рабочим коллективом. Обладает более высокой производительностью, более сложным механизмом измельчения способен перемолоть даже бумагу с металлическими скобами или плотными пластиковыми вкраплениями и надежностью.

Стоит он дороже, чем индивидуальный шредер. Самый мощный из бумажных измельчителей офисного класса. Предназначен для ликвидации бумажных отходов и просроченной документации в офисах крупных компаний. Обладает высоким уровнем надежности и качеством уничтожения.

Можно ли экономить на уничтожении конфиденциальных документов? Обзор уровней секретности шредеров.

Уничтожение документов Уничтожение документов является весьма сложной задачей для руководителей организаций. Дело в том, что эта процедура требует списания бумаг, организации экспертизы ценности и других работ, на которые уходит довольно много времени. Если вы не хотите потерять драгоценные часы в надежде самому быстро и качественно выполнить все эти мероприятия, доверьтесь профессионалам.

Компания осуществляет полный комплекс работ, начиная с проведения экспертизы ценности и заканчивая вывозом и утилизацией бумаг.

Уничтожение документации – необратимое действие, направленное на избавление от документов, которые больше не участвуют в делопроизводстве.

Особенности уничтожения документов на предприятии. Иван Владимирович, спасибо, что уделили нам время! Первым делом необходимо обратиться в архивную компанию для проведения экспертизы ценности документов с целью определения сроков хранения документов и выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. После проведения экспертизы ценности документов, сотрудник архивной компании составляет акт о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, именно акт о выделении документов к уничтожению и является документом, который позволяет на законных условиях провести уничтожение документов.

В свою очередь, организация, в которой планируется уничтожение документов, создаёт экспертную комиссию, которая должна утвердить акт о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. Членов экспертной комиссии, назначает руководитель организации, как правило, это сотрудники отвечающие за документооборот или определенный массив документации, а именно руководитель отдела кадров, главный бухгалтер, начальник службы АХО, руководитель архива компании и т.

Итак, организация провела экспертизу ценности документов , были определены сроки хранения и выделены документы с истекшими сроками хранения подлежащих уничтожению, был составлен акт о выделении документов к уничтожению , акт был утвержден экспертной комиссией организации , какие дальнейшие действия, как правильно провести законное уничтожение списанных документов? В настоящее время существует два наиболее эффективных и востребованных способа уничтожения документов, это уничтожение документов на промышленном шредере и сжигание документов в высокотемпературной печи.

Наша компания предлагает услуги как по шредированию документов, так и по сжиганию документов. Какая разница между шредированием и сжиганием документов, какой способ уничтожения документов предпочтительнее? Каждый способ по уничтожению документов имеет свои особенности и нюансы, так например документы не представляющих особой ценности, как правило, подлежат уничтожению методом шредирования на промышленном шредере, а вот документы имеющих гриф секретности или документы, содержание которых ни в коем случае не должно попасть в поле зрения посторонних людей, подлежат сжиганию, ведь после сжигания документы не возможно восстановить ни одним известных современной науке способом.

Расскажите, пожалуйста, подробнее о процессе уничтожения документов методами сжигания и шредирования? Далее шредированные документы прессуются в кипы и отправляются на дальнейшую переработку на целлюлозно-бумажные комбинаты.

Бизнес идея для малого бизнеса-Мобильный шредер уничтожитель секретной информации

- Уничтожение архивных карточек репрессированных граждан в СССР лишает граждан последней возможности узнать историю своей семьи, заявила исполнительный директор международного историко-просветительского общества"Мемориал" Елена Жемкова. Дело в том, что сроки хранения лагерных дел, где фиксировалось всё, что происходило с человеком в лагере, были достаточно ограниченными, не было постоянного хранения.

Очень многие дела уже в е были уничтожены, так что сейчас мы имеем только акты об уничтожении этих дел. Однако в системе МВД сохранялись так называемые архивные карточки, где информация о судьбе человека в лагере содержалась в краткой форме", - сказала Жемкова"Интерфаксу". По ее словам, эти документы очень важны, так как только по ним можно было узнать дальнейшую судьбу осужденного, находившегося в лагере.

Теперь, когда архивной лагерной карточки нет, об этом узнать не может никто.

Перечень услуг и тарифов, выполняемых ООО «Бизнес - Архив» по организации . Составление акта о выделении к уничтожению документов, .

Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом. Даты отбираемых документов Комиссия рассматривает только документацию заявленного в приказе временного промежутка. При этом срок хранения документа должен истечь на 1 января указанного в приказе года. Например, если начальник дал указание оценить документацию по год, то архивная масса, датированная годом и позже, не рассматривается, хотя ее сроки могут уже закончиться.

Бумага, на которой стоит год, имеющая срок хранения 3 года, не может быть утилизирована до года, поскольку на начало года 3 полных года еще не прошли. Акт составлен, что дальше? Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством. Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией.

Особенности уничтожения документов на предприятии.

Истребование документов Конфиденциальное списание документов предприятия Документы предприятия, срок хранения которых истек и они потеряли практическую ценность, подлежат уничтожению. Документация, которая готовится к уничтожению, должна быть проверена, так как уничтожение непроверенных документов может повлечь за собой негативные последствия. Проверка осуществляется налоговыми органами, а также обязательно проводится экспертиза ценности документов. Привлечение налоговой службы необходимо в частности тогда, когда выполняется списание бухгалтерских документов.

Межрегиональный Коммерческий Архив предоставляет комплекс услуг, нацеленный на уничтожение временных документов.

У любой организации или предпринимателя неизбежно накапливается огромное количество бумаг. Это «первичка», кадровые и.

Компания работает в производственно-заготовительной сфере вторсырья и осуществляет переработку макулатуры. Стоимость услуги можно уменьшить, если выполнить самовывоз документации к нашему пункту приема макулатуры, где будет произведено ее уничтожение. Позвонив к нам, вы получите следующие преимущества: Мы соблюдаем требуемый уровень конфиденциальности.

Индивидуальный подход к каждому заказу оставляет каждого нашего клиента довольным высоким уровнем обслуживания, скоростью и качеством уничтожения архивов, секретных документов. За эти деньги мы разгрузим Вашу машину у нас на складе, произведем сортировку архива, уничтожим документы методом шредирования измельчения. Ограничений по весу уничтожаемых документов нет. Документы можем уничтожить как в Вашем присутствии так и без. Все зависит от Вашего желания. Стоимость уничтожения тиража печатные издания,книги,журналы,буклеты и вторичной переработки составляет 4 рубля за килограмм или рублей за тонну.

Ограничений по весу нет. Уничтожение можем произвести и в присутствии Клиента, все зависит от Ваших пожеланий. Стоимость транспортных услуг Стоимость зависит от грузоподъемности машины. Все цены фиксированы и не зависит от потраченного времени и места загрузки расценки действуют в пределах МКАДа.

Конфиденциальное списание документов предприятия

Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности ч.

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как"не менее пяти лет после отчетного периода", но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России письма Минфина России от Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована.

Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

Для успешного и крупного бизнеса, уничтожение документов, вышедших из оборота, или утилизация архива, чей срок хранения истек, - одна из важных .

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг. При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Услуги ИНОК

Бизнес идея для малого бизнеса-Мобильный шредер уничтожитель секретной информации Бизнес идея для малого бизнеса-Мобильный шредер уничтожитель секретной информации Такая процедура не потребует затрат времени и сил. В офисах обычно устанавливают так называемые уничтожители бумаги — шредеры. Эти аппараты легко справляются с разрезанием листа бумаги на узкие полоски.

Но справиться офисный шредер может только с несколькими листами, потому что его производительность невелика.

Подрядчик должен обеспечить уничтожение документов не ниже вто— рого —третьего уровня секретности по размеру фрагментов, а после вы—.

Всего существует шесть видов шредеров, которые стандартизированы по параметрам безопасности . Это не номер модели, а показатель того, насколько тщательным в работе окажется этот аппарат. Внимательно ознакомьтесь с видами шредеров и их производственными способностями в зависимости от маркировки . Не исключено, что вам, возможно, придется изменить своим старым привычкам при уничтожении документов.

В общей сложности можно выделить шесть категорий безопасности в измельчении бумаги: 1 Шредер этого класса имеет самый низкий уровень безопасности и используется для измельчения неконфиденциальной служебной информации. Такой шредер не предназначен для уничтожении документации, содержащей частную персональные данные. Он измельчает бумагу в полосы размером 0,94 см. 2 Этот шредер обычно используется при измельчении секретных офисных документов.

Шредеры типа 2 применяются при уничтожении неконфиденциальных документов и не рекомендуются для уничтожения документации, в которой есть персональные сведения. Как правило шредер 2 измельчает бумагу в полосы размером 0,32 см.

Архивная обработка документов

Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год. Экспертная комиссия ЭК устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним актом готовит документы на уничтожение.

Уничтожение документов – просто о сложном. Каждая компания, большая или маленькая, в ходе своей деятельности неизбежно «обрастает».

Уничтожать свои документы в ОСГ - отличный способ для компаний продемонстрировать свою корпоративную социальную ответственность. Документы уничтожаются путём шредирования и уничтоженный материал оправляется на вторичную переработку. Уничтожение архива документов Утилизация любых типов документов — сложный, многоступенчатый процесс. На протяжении которого требуется и знание законодательной базы, и опыт решения специфических задач.

Доверить задачу организации по уничтожению документов — значит существенно оптимизировать бизнес-процессы. Уничтожение архива документов в организации силами внутреннего персонала — это непрофильное использование сотрудников компании и дополнительные издержки на обработку документов. За преждевременное уничтожение документов предусмотрена административная ст. При совершении организацией двух или более правонарушений — штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности.

При этом следует учитывать, что уплата штрафа не освобождает от обязанности устранить нарушение. Уничтожение архива документов производится согласно строго регламентированной законодательством процедуре. Порядок действий такой же, как и при обработке меньшего количества документации. Проводится экспертиза ценности документов , выделяются дела постоянного и длительного хранения.

Архивная документация с истекшим сроком хранения может быть направлена на уничтожение. Для того чтобы гарантированно убедиться в том, что на уничтожение направлены только документы с истекшим сроком хранения — требуется провести полистный просмотр всех архивных дел.

Дикость. Как налоговики разорили бизнес


Comments are closed.

Узнай, как мусор в"мозгах" мешает человеку больше зарабатывать, и что ты лично можешь сделать, чтобы очистить свой ум от него навсегда. Кликни тут чтобы прочитать!